Як створити власний ФОП та реалізувати свої ідеї: всі законодавчі нюанси | Коментарі Україна

В останні роки я здобувала призові місця на змаганнях "Фітнес бікіні" як в Україні, так і в Європі, що дало мені можливість розпочати новий бізнес-напрям у фітнес-індустрії. Я займаюся онлайн-тренуваннями, організовую марафони для схуднення та закладаю основу для майбутнього проекту – незабаром планую запустити сайт, який запропонує онлайн-ведення, продаж відео-тренувань, калькулятор калорій, відео-консультації з лікарями та підбір спортивного одягу. Це все буде створено для того, щоб жінки почувалися впевнено у будь-якій ситуації.

Мене звуть Єлхіна Марія, і з 2016 року я працюю як фізична особа підприємець, займаючись різноманітними бізнес-напрямками. Серед моїх основних діяльностей – професійна підтримка в питаннях бухгалтерського обліку, податкового законодавства, управлінського консалтингу та розробки маркетингових стратегій. Разом із моєю командою нам вдалося не лише розширити спектр надання цих послуг, а й започаткувати новий напрямок – продаж навчальних кейсів з основ податкового законодавства для початківців, що містять посилання на конкретні законодавчі норми (https://mhin-tax.com/).

Останні кілька років я активно здобувала призові місця на змаганнях "Фітнес бікіні" як в Україні, так і на європейській арені. Це стало поштовхом для створення нового бізнес-напрямку в сфері фітнесу, зокрема онлайн-тренувань, марафонів зі схуднення та закладення основ майбутнього проекту. Незабаром я планую запустити сайт, що включатиме онлайн-тренування, продаж відеоуроків, калькулятор калорій, відео-консультації з лікарями та підбір спортивного одягу. Все це спрямовано на те, щоб кожна жінка могла почуватися впевнено в будь-якій ситуації.

Я вважаю, що будь-яка бізнес-ініціатива, яку ми, дорогі жінки, прагнемо реалізувати — будь то продаж знань, спортивні марафони, відеокурси або рецепти здорового харчування — потребує чіткої структури та можливості монетизації. Саме з цією метою я створюю свій блог, щоб надати якісну підтримку новим підприємцям у різних сферах: від податкових питань до спортивних активностей. У першій черзі я детально поясню, як діяти в межах правового поля, щоб перетворити ідею на реальний бізнес, а також як масштабувати та монетизувати свій проект.

Крок 1, є ідея, тепер реєструємось ФОП

Реєстрація фізичної особи-підприємця (ФОП), який надаватиме послуги

Реєстрація фізичної особи-підприємця (ФОП) є одним із найпоширеніших способів легалізації підприємницької діяльності в Україні. Відповідно до статті 50 Цивільного кодексу України (далі - ЦК України) право на здійснення підприємницької діяльності, яку не заборонено законом, має фізична особа з повною цивільною дієздатністю, тобто особа, яка досягла 18 років. Однак відповідно до статті 35 ЦК України повна цивільна дієздатність може бути надана фізичній особі, яка досягла шістнадцяти років і яка бажає займатися підприємницькою діяльністю. За наявності письмової згоди на це батьків (усиновлювачів), піклувальника або органу опіки та піклування така особа може бути зареєстрована як підприємець. У цьому разі фізична особа набуває повної цивільної дієздатності з моменту державної реєстрації її як підприємця.

Отже, процес реєстрації фізичної особи-підприємця вже відкритий:

Індивід має можливість реалізовувати своє право на підприємницьку діяльність лише після проходження процедури державної реєстрації, відповідно до вимог Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань" (далі - Закон).

Дані щодо державної реєстрації фізичних осіб-підприємців є доступними для загального ознайомлення.

Першим кроком перед реєстрацією ФОП є визначення з переліком КВЕД, якими ви бажаєте займатись, оскільки при отриманні доходу за незареєстрованими видами діяльності вас можуть позбавити єдиного податку. Крім того, є види діяльності, які заборонені при застосуванні спрощеної системи оподаткування (єдиного податку) або певної групи єдиного податку.

Тому перед тим, як буде проведена реєстрація ФОП на спрощеній системі, необхідно ретельно вивчити всі обмеження, встановлені ст. 291 Податкового кодексу України (далі ПКУ) та окремих груп. Так, наприклад, відкриття ФОП 2 групи не підходить тим, хто планує надавати послуги рієлторів чи продавати ювелірні вироби. Водночас реєстрація ФОП 3 групи неможлива в разі бажання займатися обміном валюти чи аудитом.

Законодавством не передбачена мінімальна та максимальна кількість КВЕДів. Це має бути один основний - переважна діяльність ФОПа, та інші - додаткові. Краще вибирати побільше видів економічної діяльності (КВЕДів), від їх кількості податок не зростає, але, при цьому, ви зменшите ризики отримати штраф.

Коли мова йде про вибір системи оподаткування, існують два основні підходи: спрощена та загальна система. У 2026 році підприємці на спрощеній системі зобов'язані сплачувати три види податків: єдиний податок (ЄП), військовий збір (ВЗ) і єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Хоча існує чотири групи спрощеного оподаткування, ми зосередимося на умовах для перших трьох груп, оскільки четверта група призначена виключно для виробників сільськогосподарської продукції.

Яку категорію спрощеної системи оподаткування обрати фізичній особі-підприємцю при реєстрації:

Ставка ЄП для 1-ї групи становить до 10% від розміру мінімального прожиткового мінімуму для працездатних осіб (332,8 грн/міс. щомісячно),

ВЗ становить 10% від мінімальної заробітної плати, що дорівнює 864,7 грн на місяць. Максимальний дохід для першої групи складає 167 мінімальних зарплат, або 1 444 049 грн.

Для підприємців, які належать до другої групи спрощеної системи оподаткування, ставка єдиного податку може досягати 20%.

(1 729,4 грн/міс. щомісячно) та ВЗ у сумі 10% (864,7 грн/міс щомісячно) від розміру мінімальної заробітної плати. Граничний обсяг доходу на рік становить 834 розміри мінімальної зарплати (7 211 598 грн.);

Єдиний соціальний внесок "за себе" сплачують всі фізичні особи-підприємці, незалежно від вибраної системи оподаткування та фактичного доходу. Ставка становить 22% від мінімальної заробітної плати, що діє в місяці, за який здійснюється цей платіж.

ФОП загальної системи оподаткування в 2026 році платять три податки від суми чистого доходу (валовий дохід мінус витрати, які мають бути документально підтверджені): ЄСВ 22% (однак не менше, ніж від мінімальної зарплати), ПДФО (податок на доходи фізичних осіб) - 18% та військовий збір у розмірі 5%.

Отже, визначившись з КВЕДами та системою (групою) оподаткування наступник кроком є державна реєстрація ФОП.

Державна реєстрація фізичних осіб-підприємців є досить простим, швидким і безкоштовним процесом, який можна виконати двома основними способами: онлайн, через електронну подачу заявки на порталі державних послуг "Дія", або в традиційному режимі — особисто в Центрі надання адміністративних послуг (ЦНАП). Згідно з першим пунктом статті 14 Закону, документи для реєстрації можуть подаватися як у паперовому, так і в електронному вигляді.

Перед тим, як відкрити ФОП через "Дію" (самостійно онлайн), вам обов'язково потрібно згенерувати кваліфікований електронний підпис. Щоб отримати кваліфікований електронний підпис, особа має звернутися до будь-якого акредитованого центру сертифікації ключів, надавши заповнену реєстраційну форму, паспортні дані та номер платника податків.

Користувачі Приватбанку та інших фінансових установ мають можливість безкоштовно отримати електронний підпис через свій особистий онлайн кабінет "Приват24", а також у відповідних мобільних додатках або в найближчому відділенні банку. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) є необхідним для реєстрації фізичної особи-підприємця (ФОП) через платформу "Дія" та для подальшої подачі електронної звітності.

Онлайн-реєстрація фізичної особи-підприємця через портал державних послуг "Дія" є простим процесом, який вимагає наявності документів, таких як паспорт, ІПН та КЕП (кваліфікований електронний підпис). Спочатку необхідно створити обліковий запис у сервісі "Дія". Після цього оберіть опцію "Реєстрація ФОП", де потрібно ввести свої особисті дані, вибрати відповідні коди КВЕД (класифікація видів економічної діяльності), визначити систему оподаткування та вказати місцезнаходження. Важливо ретельно перевірити заповнені дані у заявці, щоб уникнути помилок. Після цього підписуйте заяву своїм КЕП і надсилайте її. Вам надійде повідомлення на електронну пошту, зазначену в профілі, про прийняття заяви.

Реєстрація фізичної особи-підприємця через платформу "Дія" здійснюється упродовж доби. Повідомлення надсилається на той самий електронний адрес, з якого ви отримали підтвердження про прийняття вашої заявки. Ви можете перейти за вказаним посиланням у листі та завантажити виписку з Єдиного державного реєстру у відповідному розділі сервісу.

Однак існують ситуації, коли створити ФОП за допомогою "Дії" не вдається, а саме:

В такому випадку подати заяву на реєстрацію ФОП можна лише через державного реєстратора (ЦНАП або нотаріуса), документи можна подати особисто або через представника (з нотаріально засвідченою довіреністю), особи від 16 років без повної цивільної дієздатності мають надати нотаріально завірену згоду батьків або органу опіки.

Для реєстрації ФОП офлайн в ЦНАПі, ви маєте звернутися до державного реєстратора з підготовленим пакетом документів. Перелік документів, що подаються для державної реєстрації фізичної особи підприємцем, визначається відповідно до статті 18 Закону, та включає:

У випадку особистого подання документів, заявник зобов'язаний пред'явити свій паспорт громадянина України або інший документ, який підтверджує його особу, відповідно до вимог Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що засвідчують громадянство України, особу чи її спеціальний статус".

Документи для державної реєстрації фізичної особи-підприємця (ФОП) можна подати в паперовому вигляді будь-якому державному реєстратору. Найзручніше це зробити, звернувшись до Центру надання адміністративних послуг (ЦНАП) за місцем проживання. Крім того, існує можливість надіслати документи цінним листом з описом через пошту. Важливо зазначити, що форма 1 (Заява) повинна бути завірена нотаріусом. Якщо ви вирішите скористатися послугами довіреної особи, вам необхідно буде оформити нотаріальну довіреність.

Якщо ви все заповнили вірно, протягом 24 годин з моменту подачі заяви держреєстратор повинен Вас зареєструвати як ФОП. Якщо на сайті Мін'юсту не з'являється інформація про держреєстрацію вас як ФОП, слід звернутися до держреєстратора, можливо, вам відмовили через помилки в заяві.

Таким чином, реєстрація через платформу "Дія" є зручнішим і швидшим варіантом. Проте, якщо у вас є питання або ви хочете отримати пораду від спеціаліста, ви завжди можете звернутися до Центру надання адміністративних послуг (ЦНАП).

Після того, як ви зареєструєтеся як фізична особа-підприємець, необхідно отримати витяг з Єдиного державного реєстру. Це можна зробити або в Центрі надання адміністративних послуг (ЦНАП), або через портал "Дія", в залежності від обраного методу реєстрації. Цей документ слугує підтвердженням вашої державної реєстрації.

Зверніть увагу, що для подачі заявки на спрощену систему оподаткування для фізичних осіб-підприємців, що бажають стати платниками єдиного податку 1-2 груп, терміни подання заяви визначені з першого числа наступного місяця і до кінця місяця, в якому була проведена державна реєстрація (пп. 298.1.2 ПКУ). Для платників єдиного податку 3 групи термін складає лише 10 календарних днів з моменту реєстрації ФОП (п. 298.1.2 ПКУ). Протягом двох робочих днів після отримання заяви (п. 299.3 ПКУ) Державна податкова служба зобов'язана розглянути її та або зареєструвати особу як платника єдиного податку, або відмовити у реєстрації, вказавши причину відмови.

Після реєстрації як платника єдиного податку важливо подати запит на отримання витягу з реєстру платників цього податку. Запит можна оформити через електронний кабінет платників податків на офіційному сайті Державної податкової служби, у розділі "Заяви та запити для отримання інформації". Ви можете отримати витяг у паперовому вигляді, звернувшись безпосередньо до податкового органу, або ж в електронному форматі, в залежності від вибраного варіанту у запиті. У витягу зазначаються група фізичної особи-підприємця та її облікові дані.

Наступним кроком для здійснення підприємницької діяльності і отримання доходу ви маєте відкрити підприємницький банківський рахунок (в національній валюті та, за необхідності, у валюті, в якій будете отримувати дохід). Це можна зробити в будь-якому зручному для вас банку.

Також, для здійснення конкретних видів діяльності, відповідно до КВЕД, а також для надання певних послуг, необхідно оформити ліцензію. Це стосується, наприклад, приватних медичних практик, стоматологічних послуг, приватних навчальних закладів, дитячих садків, мовних курсів (освітня ліцензія), перевезення пасажирів і небезпечних вантажів, охоронної діяльності, а також монтажу та обслуговування систем пожежної безпеки тощо.

Для ФОП (2-3 групи, загальна система), що надають послуги, зобов'язані використовувати РРО/ПРРО при готівкових розрахунках, офлайн еквайринг - оплата проходить карткою через POS-термінал, еквайринг на сайті (через платіжні шлюзи LiqPay, RozetkaPay, NovaPay, EasyPay, City24 тощо), оплата за QR-кодом у випадку, якщо реквізити QR-коду ведуть на еквайринг, оплата на ключ-карту в банках без автоматичного переадресування на ваші реквізити IBAN).

РРО - це пристрій, що реєструє розрахункові операції з продажу товарів чи надання послуг між продавцем та покупцем. ПРРО (програмний РРО) - це цифровий аналог касових апаратів. Особливістю програмного реєстратора (ПРРО) є те, що його можна встановити на зручний для вас пристрій - комп'ютер, ноутбук, планшет, смартфон - і отримати значно більший функціонал, автоматизацію рутинних задач, а також позбутися додаткових витрат, властивих класичним РРО, серед яких: опломбування, сервісне обслуговування, заміна кожні 7 років тощо.

Під час розрахунку підприємець зобов'язаний видати клієнтові розрахунковий документ - фіскальний чек. При виконанні операцій через ПРРО чек підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП) чи печаткою і відправляється на сервер ДПС. Саме там виконується фіксування податковою грошових надходжень в ході бізнес-діяльності.

Чек покупцеві можна роздрукувати на термопринтері, надіслати через будь-який месенджер / е-пошту або ж надати QR-код, що вестиме на сторінку з чеком. При цьому необов'язково його друкувати - усі форми надання клієнтові чеку відповідають нормам закону.

Головна функція, яку здійснюють обидва типи реєстраторів - це фіскальна реєстрація розрахункових операцій.

Отже, фізичні особи-підприємці, які працюють на 2-3 групі або на загальній системі оподаткування, надають послуги та приймають оплату готівкою, картками або через платіжні системи, повинні зареєструвати та використовувати реєстратори розрахункових операцій (РРО) або програмні РРО (ПРРО). Вони зобов'язані формувати фіскальні чеки та надсилати дані про розрахункові операції до Державної податкової служби.

При проведенні безготівкових транзакцій лише через банківський рахунок використання РРО/ПРРО не є обов'язковим.

З 1 жовтня 2023 року знову запроваджено штрафи за неналежне використання реєстраторів, оскільки раніше ця вимога була призупинена через початок широкомасштабного вторгнення.

Для порушників, які після 1 жовтня досі не мають програмного або класичного РРО, вказують неповну вартість у чеках або взагалі їх не видають, хоча зобов'язані це робити, встановлені такі фінансові стягнення:

Обов'язкове використання РРО стосується ФОП 2 та 3 груп, які не є платниками ПДВ і працюють на єдиному податку. До 31 липня 2025 року для цих категорій підприємців діє тимчасовий період зі зменшеними штрафами.

Проте з 1 серпня 2025 року для цих підприємців, як і для всіх інших господарських суб'єктів (за винятком певних випадків у зонах бойових дій), запроваджуються повні штрафи у розмірі 100% та 150%.

У цьому контексті податкові органи не накладатимуть штрафи на бізнесменів, що знаходяться в зонах, які під контролем окупантів або в обложених територіях, де тривають активні бойові дії.

Також, дуже важливим моментом є організація ведення бухгалтерії, так як з дня проведення першої фінансової операції (та отримання коштів від діяльності) потрібно формувати, зберігати первинні документи, фіксувати платежі, вести облік доходу, кадровий облік (за умови наявності найманих працівників), подавати декларації в ДПС, сплачувати податки, виконувати безліч інших завдань. Зручно це все робити в особистому кабінеті на сайті ДПС.

Для того щоб не отримати штрафи, необхідно своєчасно подавати всі потрібні податкові декларації та звіти, а також уважно стежити за змінами в законодавстві. Податкові ставки та обмеження по доходах можуть змінюватися з року в рік.