Запровадження ERP-системи для інформаційних технологій у бізнесі
Інформаційно-технологічні компанії функціонують на міжнародному ринку, маючи команди, що розташовані в різних офісах. Вони зазвичай впроваджують численні системи для організації та управління внутрішніми процесами.
Впровадження ERP для ІТ-бізнесу на певному етапі розвитку компанії стає наріжним каменем для масштабування. Інформаційно-технологічні компанії функціонують на міжнародному ринку, маючи команди, що розташовані в різних офісах. Вони зазвичай впроваджують численні системи для організації та управління внутрішніми процесами. Отже, ERP-проєкт для таких організацій це завжди виклик.
Для успішної реалізації такого проєкту необхідно чітко визначити бізнес-цілі, які спонукали до впровадження системи, а також проблеми, які існують на даний момент і які нова система повинна вирішити. Це створить основу для консалтингової команди і компанії в цілому, забезпечуючи розуміння мети проєкту. Вкрай важливо підготувати команду до змін. Співробітники повинні не лише приймати ці зміни, але й стати їхніми активними учасниками. Мотивуйте команду активно просувати проєкт, готуватися до зустрічей, ознайомлюватися з проєктною документацією та проходити навчання. Це забезпечить плавний і ефективний перехід до нової ERP-системи для компанії.
Коли мова йде про ERP-системи в загальному, варто зазначити, що з одного боку ці системи пропонують підприємствам ряд вигод – більш чітке уявлення про прибутковість, запровадження принципів аудиту облікових даних, зменшення ризику помилок, пов'язаних із людським фактором, а також підвищення рівня контролю. Проте, з іншого боку, відомо, що впровадження складних ERP-систем є досить непростим завданням, яке вимагає від компаній чіткого формулювання власних потреб у облікових процесах, а також наявності відповідних кадрових і фінансових ресурсів.
Характеристики ERP-систем можуть не зовсім відповідати специфіці IT-компаній, які часто починають як стартапи і тривалий час функціонують на цьому рівні. Для багатьох таких компаній важливо мати гнучкість у веденні обліку та звітності, спростити внутрішні бізнес-процеси та мінімізувати використання складних інструментів. Це може бути свідомим вибором, що фактично замінює потребу в комплексній ERP-системі. Проте, на певному етапі свого розвитку, компанії все ж таки можуть ухвалити рішення про впровадження ERP-системи. Перш ніж розглянути причини такого вибору, варто проаналізувати, яка ситуація з ERP-системами спостерігається в IT-секторі сьогодні.
Звісно, всі компанії так або інакше мають облікові інструменти. У відносно невеликих гравців облік ведеться з допомогою суміші гугл- або ексель-таблиць, іноді частково використовуються умовно бесплатні та доволі прості за функціоналом облікові системи на кшталт QuickBooks, Xero, Zoho Books. Дехто розробляє власні системи, спираючись на той факт, що в компанії є розробники.
У більших гравців, що давно на ринку, питання з ERP може бути вирішено. Нерідко вони впроваджували такі системи власними силами бо мали власну ERP практику та in-house команду. Що ж спонукає IT-компанії залишити стартаперський запал, полишити гугл-таблиці з вірним QuickBooks, та вирушити у складну мандрівку ERP-проєктом?
Основною причиною є розширення бізнесу.
Зростання IT-компанії відбувається в кількох напрямках: розширюється команда, з'являється більше клієнтів, що ускладнює організаційні та юридичні структури. Вчора це була одна юридична особа в одній країні, а сьогодні – кілька компаній, розташованих в різних юрисдикціях. Архітектура взаємодії зі співробітниками стає більш складною: частина команди може бути штатними працівниками, а інша – контрактниками. Це, у поєднанні з кількістю юридичних осіб, призводить до ускладнення фінансових розрахунків з персоналом. Додатково виникає потреба в валютному обліку, що супроводжується коливаннями курсів.
Сценарії генерації доходу також набирають нових обертів. Якщо говорити про IT-компанії, їх можна умовно класифікувати на дві основні групи — сервісні та продуктові. Це розподіл має значний вплив на облікову політику та, відповідно, на вимоги до функціональності ERP-систем. Незважаючи на те, що в багатьох аспектах потреби цих двох категорій компаній схожі.
Для компаній, що займаються IT-аутсорсингом, важливо вести облік годин (або інших одиниць виміру, таких як дні, місяці, вартість команди), які надаються різним замовникам з різних джерел. Наприклад, у випадку проєкту з німецьким клієнтом, фінансування проходить через юридичну особу, зареєстровану в Німеччині, тоді як для виконання проєкту залучаються фахівці з інших юросіб компанії. Деякі з них працюють на постійній основі, а інші виступають як підрядники. Послуги цієї команди купує наша німецька юридична особа і реалізує їх кінцевому замовнику.
В такому сценарії потрібно отримати дані про витрачені одиниці часу команди на проєкті, сформувати коректний інвойс замовнику, а також інвойси по ланцюжку для сплати отриманих послуг від компаній нашого холдингу, від яких ми залучали фахівців в загальну команду для німецького замовника. Частина членів команди може бути штатними працівниками, а частина - контакторами. В цьому, досить типовому прикладі, переплітаються управлінський і локальні обліки. Управлінський облік дає прозору картинку так, наче у Вас немає тої великої кількості юридичних осіб, від яких залучаються ресурси, і Ви бачите одну зв'язку "проєкт кліжнта-надані послуги". Локальні обліки всіх залучених юридичних осіб в цьому проєкті потрібні, або мати коректні бухгалтерські дані та облік відповідних податків.
У наведеному випадку необхідно автоматизувати всі етапи трансформації одних транзакцій в інші, а також мати засіб для відображення внутрішніх холдингових операцій (intercompany) та формування консолідованої звітності. Це означає, що під час складання фінансової консолідації для холдингу, операції між його компаніями повинні бути правильно виключені, що дозволить наглядовій раді та акціонерам отримати точні консолідовані фінансові звіти. Безумовно, така система знижує витрати часу для зовнішніх аудиторів, що, в свою чергу, призводить до зменшення витрат на аудит — ще одна перевага впровадження ERP-системи.
Схожа історія з продуктовими IT-компаніями. Не важливо, що є продуктом - програмне забезпечення (якийсь додаток) або пристрій чи обладнання. Продаж продукту відбувається по багатьох каналах (мерчантах), і встає питання обліку доходів у розрізі різних юридичних осіб з різних країн та локацій, в різних валютах. При цьому система має зручно забезпечити облік доходів для різних типів продажів - від звичайного ціноутворення, типового для виробника/дистрибутора обладнання, до схем підписок, якщо йдеться про продаж ліцензій.
Однією з основних перешкод, що виникають при впровадженні ERP-систем у IT-компаніях, є необхідність інтеграції з різними іншими системами. Серед найпоширеніших варіантів інтеграції можна виділити:
Цей перелік не є вичерпним. Методи інтеграції також можуть бути різноманітними. Ключовим аспектом є те, що нова ERP-система повинна забезпечувати підтримку сучасних (а іноді й застарілих, якщо потрібно реалізувати інтеграцію з якимось старим рішенням) способів обміну даними.
Як видно, потужна ERP-система приносить значні переваги, коли IT-компанія досягає певного рівня розвитку. Важливо зазначити, що складність і тривалість впровадження проєкту безпосередньо залежать від готовності компанії чітко сформулювати принципи обліку. Це, у свою чергу, надає проєкту необхідну динаміку. Впровадження ERP-системи можна розглядати як своєрідний аудит внутрішніх бізнес-процесів та облікової політики. У цьому контексті варто підкреслити цінність даного проєкту.
Щодо вибору конкретної ERP-системи, важливо розглядати її як рішення, з яким вам доведеться працювати протягом тривалого часу. Перш ніж зупинитися на певному варіанті, оцініть, чи є у системи надійний постачальник, чи достатньо кваліфікованих спеціалістів на ринку, а також, чи використовується цей продукт в інших країнах. Переконайтеся, що базовий пакет включає такі функції, як фінансова консолідація, інтеграція локального та управлінського обліку, облік проектів з різними ставками, а також можливість обслуговування підписок. Важливо також врахувати, наскільки легко адаптувати систему до ваших потреб і які можливості масштабування вона пропонує, особливо при високих обсягах транзакцій.
Уважно розгляньте команди партнерів, які займаються впровадженням і з якими ви плануєте реалізувати свій проєкт. Важливо отримати відгуки, бажано з незалежних джерел, щоб оцінити їхню репутацію на ринку. Рекомендується підготувати сценарій або зразок демонстрації та попросити партнера адаптувати цей приклад для вашої команди. Варто, щоб демонстрацію проводив спеціаліст або група, яка безпосередньо братиме участь у реалізації проєкту, а не просто досвідчений продавець. Ідеально, якщо ви зможете знайти команду, яка вже має досвід у реалізації подібних проєктів в ІТ-сфері та в аналогічному бізнес-домені.
На завершення, слід уважно підійти до визначення обсягу проєкту. При розробці оцінки майбутньої ініціативи — її вартості та тривалості — важливо мати чітке уявлення про актуальні вимоги. Це знання повинно бути передане партнеру, відповідальному за реалізацію. Розумним рішенням буде витратити трохи більше часу та коштів на проведення міні-проєкту з діагностики (так званий Discovery або "пілот"). Це дозволить точніше оцінити майбутній обсяг проєкту, отримати реалістичну оцінку та зважено підійти до підготовки ресурсів – як вашої команди, так і бюджету на фінансування проєкту.
За даними тогорічної статистики, українська IT-спільнота генерує 4,5% ВВП України та становить 12% в загальному експорті. В моїй практиці значно побільшало запитів на впровадження ERP саме від ІТ-сегменту, а це означає, що IT-компанії в своєму життєвому циклі виходять на той рівень масштабу, який потребує ERP-систему. Цей тренд зростатиме та попит на фахові команди з імплементації ERP також збільшуватиметься. Саме тому варто планувати завчасно як бюджет, так і внутрішню та партнерську команду, щоб майбутній проєкт рухався відповідно до погодженої вами дорожньої карти.
Таким чином, я сподіваюся, що цей матеріал буде корисним для тих, хто має намір запровадити бізнес-програмне забезпечення в наступному році і вже зараз хоче ретельно підготуватися до цього процесу.
