Financial Officer - Ukraine

Тривалість контракту: 6 місяців (включаючи 3-місячний випробувальний термін) з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація "Людина в біді" активно працює в Україні з серпня 2014 року, і за цей час її гуманітарні ініціативи значно зросли. Наразі "Людина в біді" займає одну з провідних позицій серед гуманітарних організацій в Україні, пропонуючи неупереджену та незалежну допомогу тим, хто страждає від наслідків конфлікту.

PIN є роботодавцем, що підтримує принципи рівності можливостей. Ми запрошуємо подавати свої заявки всіх кваліфікованих кандидатів, незалежно від таких характеристик, як раса, етнічна приналежність, національна приналежність, вік, релігійні переконання, наявність інвалідності, сексуальна орієнтація, гендерна ідентичність та інші. PIN вітає заявки від представників різноманітних груп і цінує багатогранність.

Опис основних функцій і завдань

Внутрішні стосунки:

* Працює в бухгалтерській програмі MS NAVISION (далі - NAVI) та програмі з погодження та архівації MS ELO (далі - ELO) у ролі Finance Officer - mission economy

* Розподіляє витрати місії (зарплати національних співробітників та операційні витрати місії) між діючими проектами відповідно до інструкцій лінійного менеджера та HoFAD - у таблицях Excel по проекту FALCO (таблиця 1) для експорту даних в NAVI - щомісячно, дотримуючись встановлених лінійним менеджером строків;

* Проводить відбір коду для ліній у таблицях, що відображають розподіл витрат;

* Оцінює точність і повноту відображення інформації в NAVI - вибірково після експорту даних, за запитом FC/HoFAD перед подачею звітів донору, завершенням фінансового року тощо;

Готує таблиці для розподілу прогнозованих витрат місії у форматі Excel для проекту FALCO (див. таблицю 2) з даними з NAVI на визначений період із щомісячним переглядом інформації, що корелює з даними таблиць BvA (порівняння бюджету і витрат) у полях для прогнозування (див. таблицю 3). Забезпечує своєчасне оновлення даних у таблицях BvA, що відбувається щоразу при створенні або оновленні таблиць BvA співробітниками департаменту.

* За запитом працівників відділу формує нові таблиці BvA для нових проектів;

* Бере участь в створенні карток імплементації, в Excel для екcпорту в NAVI, на новий календарний рік та/або для нових проектів;

У ELO, в якості FO - RDD - UKR000, здійснює узгодження документів, які знаходяться на етапі перевірки та затвердження рахунків (як авансових, так і фінальних інвойсів, а також накладних), перевірка та затвердження закупівельних ордерів, а також CDI (відомості для виплат бенефіціарам).

* Сприяє лінійному менеджеру та HoFAD в оформленні документів для аудитів, перевірок з боку донорів, реагування на різні запити, а також у проведенні аналітичних досліджень під час підготовки піврічного економічного звіту місії тощо.

* Створює презентації та матеріали для публікації у каналах Відділу фінансів за завданнями лінійного менеджера та HoFAD

* Виконує різноманітні інші обов'язки відділу відповідно до вказівок лінійного керівника та HoFAD.

Міжнародні стосунки:

Для здійснення моніторингу витрат в рамках поточних проектів та прогнозування фінансових витрат на визначений період, взаємодіє з регіональними директорами, менеджерами та іншими власниками бюджетів. Вона отримує необхідні дані для здійснення прогнозування витрат, а також інформацію, яка є важливою для аналітичних досліджень та розподілу коштів між проектами.

Характерні обов'язки та відповідальність

* Дотримується принципів фінансової безпеки, зокрема норм конфіденційності;

Гарантує збереження в таємниці конфіденційних відомостей організації та особистих даних працівників або сторонніх осіб, які стали відомими під час виконання службових обов'язків;

* Сприяє працівникам фінансового та HR відділів у вирішенні незначних питань відповідно до вказівок безпосереднього керівника та HoFAD;

* Несе відповідальність за точність та всебічність поданої інформації;

Гарантує своєчасне і результативне виконання поставлених завдань, заздалегідь узгоджує терміни виконання у випадку неможливості їх завершення в обумовлений час.

* Невідкладно надає необхідну інформації безпосередньому керівнику;

* Забезпечує вчасне та ефективне впровадження плану заходів департаменту/проекту та оперативне надання всієї необхідної інформації безпосередньому керівнику.

* Співробітник відповідає за належне виконання своїх обов'язків, згідно з посадовою інструкцією, трудовим договором та актуальними нормами законодавства України, в тому числі Кодексом законів про працю (КЗпП).

* Працівник зобов'язаний негайно інформувати керівництво про обставини, які можуть вплинути на якість або строки виконання завдань.

* Працівник зобов'язаний виконувати вимоги Політики стосовно місцевого персоналу та Правил внутрішнього трудового розпорядку, додержуватись Інструкцій з безпеки, виробничої санітарії та гігієни праці Протипожежної безпеки, та інших обов'язкових інструкцій та процедур, що стосуються його роботи.

* Роботодавець вправі доручати працівнику додаткові завдання, які відповідають його компетенціям та спеціалізації.

Якщо Працівник стикається з великою кількістю завдань, які потрібно виконати одночасно, він має орієнтуватися на найбільш термінові та важливі з них. Пріоритети встановлюються на основі термінів виконання та впливу завдань на роботу організації. У разі необхідності Працівник може звернутися до свого безпосереднього керівника для уточнення пріоритетів або отримання додаткових рекомендацій щодо розподілу робочого навантаження.

Доступ до приватних даних

* Працівник має доступ до конфіденційної інформації або інформації з обмеженим доступом у межах своїх посадових обов'язків.

* До обов'язків працівника входить обробка, зберігання та використання інформації, що належить до категорії конфіденційної або з обмеженим доступом, лише в межах його посадових обов'язків.

Співробітник має можливість ознайомитися з різними категоріями інформації, такими як фінансові звіти, касові документи, а також особисті дані колег, бенефіціарів, партнерів та інших осіб, які стали відомі під час виконання своїх професійних обов'язків тощо.

* Працівник зобов'язується забезпечувати конфіденційність інформації з обмеженим доступом та комерційної таємниці відповідно до вимог внутрішніх нормативних документів компанії та Політики про нерозголошення Конфіденційної інформації.

* Співробітник повинен уникати розкриття конфіденційних даних третім особам, за винятком ситуацій, коли таке розкриття прямо передбачене його службовими обов'язками або отримано письмове схвалення від керівництва.

У випадку недотримання вимог щодо захисту конфіденційності або витоку інформації з обмеженим доступом, працівник підлягає дисциплінарному покаранню згідно з українським законодавством, що може включати звільнення на основі статей 147-149 та пункту 14 статті 40 Кодексу законів про працю України.

* Співробітник має обов'язок ознайомитися з вимогами щодо конфіденційності, які викладені в відповідних внутрішніх документах компанії, зокрема в Політиці нерозголошення конфіденційної інформації.

Співробітник ставить свій підпис на документах, які засвідчують його ознайомлення з списком інформації з обмеженим доступом, і бере на себе зобов'язання дотримуватися встановлених вимог.

Вимоги до досвіду та кваліфікації:

* Освіта рівня бакалавра або вищого у галузі фінансів, бухгалтерії, економіки або в суміжних спеціальностях;

* Досвід роботи від 2-3 років у фінансах, бухгалтерії, адміністративній роботі, перевага роботи в NGO;

* Рівень володіння англійською мовою - середній.

* Уміння ефективно виконувати завдання в умовах стиснених термінів;

* Базове розуміння українського законодавства;

* Досвід роботи з комп'ютером (включаючи пакет Microsoft Office), а також досконалі знання Excel;

* Гравець команди з відмінними навичками спілкування та взаємодії з іншими.

* Навички самоорганізації, відповідальність та уважність до деталей.